מערכת כרטוס לרשויות מקומיות

הכרטוס ברשות לא יושב במקום אחד

ברשות מקומית הכרטוס מתפזר בין כמה גופים. יש היכל תרבות עם עונת מנויים, מתנ״סים שמארחים הצגות ילדים והרצאות, אירועי עירייה בחגים ובקיץ, ולעיתים גם מופעים באמפי או באולם ספורט. לא פעם כל אחד מהם מוכר במערכת אחרת, או בכלל דרך מפיק חיצוני, והרשות רואה את התמונה המלאה רק כשמישהו מאחד קבצים בסוף הרבעון.

מערכת כרטוס לרשויות מקומיות צריכה לחבר את כל אלה בלי לבטל את העצמאות של כל מקום. ההיכל מנהל את העונה שלו, המתנ״ס מנהל את האירועים שלו, ואגף התרבות או החברה העירונית מקבלים תמונה אחת של מכירות, תפוסה והכנסות. ביגר פיקצ׳ר בנויה כך: מערכת רב-מתחמית ורב-חברתית, עם הגדרה מרכזית, הרשאות לפי תפקיד ורשומת לקוח אחת לכל תושב.

מה המערכת נותנת לרשות

הנחות תושב בלי טבלאות בקופה

הנחת תושב היא דרך ישירה של הרשות להחזיר לתושבים חלק מההשקעה בתרבות המקומית, והיא גם אחד המקומות שבהם הכי קל לטעות. כשכל ערוץ מחזיק טבלת מחירים משלו, תושב שקונה באתר משלם מחיר אחד ותושב שקונה בקופה משלם מחיר אחר, וקשה לדעת בסוף השנה כמה כרטיסים נמכרו בפועל במחיר מוזל. במערכת שלנו ההנחה מוגדרת פעם אחת ככלל תמחור לפי פלח קהל, והיא נרשמת על כל עסקה. אותו כלל חל באתר, באפליקציה, בקופה ובמוקד הטלפוני, ואפשר להגדיר מסלולי מחיר נפרדים לגמלאים, לחיילים, לסטודנטים או לחברי מועדון.

רשויות שמפעילות מועדון תושבים או מועדון תרבות יכולות לנהל אותו באותה מערכת. ההטבות נקבעות לפי סטטוס, הזכאות נבדקת ברגע הרכישה, ושוברים ותווי מתנה מוחלים בכל ערוץ. מכיוון שהמועדון יושב על אותה רשומת לקוח של הכרטוס, אפשר לפנות לתושבים עם התוכנייה הבאה על בסיס הנוכחות והרכישות שלהם בפועל ולא על בסיס רשימה שמתוחזקת ביד. פירוט נוסף יש בעמוד מועדון לקוחות ושיווק.

הפקות חיצוניות והתחשבנות מול מפיקים

חלק גדול מהאירועים באולמות של רשות הם הפקות שמתארחות: הצגה של תיאטרון רפרטוארי, מופע של אמן, ערב סטנדאפ או קונצרט. לכל הפקה יש הסכם משלה, ולא פעם ההתחשבנות נעשית אחרי האירוע בגיליון אקסל שמישהו בונה מחדש בכל פעם. המערכת מפיקה דוח מכירות לכל הפקה עם אחוזים, מקדמות וניכויים, וייצוא מסודר לגזברות. הכרטיסים שנמכרו באתר, בקופה, במוקד ודרך שותפי מכירה נספרים באותו דוח, כי כולם נמכרו מאותו מלאי.

לפני האירוע ההפקה מקבלת מפת אולם עם אזורי מחיר, מושבי נגישות וחסימות הפקה. אם המפיק מוכר גם בערוצים שלו, שותפי מכירה מתחברים ב-API עם מלאי מוקצה וכללי תמחור משלהם, וההתחשבנות נוצרת לפי שותף ולפי תקופה. מכירות לוועדי עובדים, לבתי ספר ולארגונים מנוהלות עם הצעות מחיר, שמירת אופציות, רשימות משתתפים ומעקב תשלום.

להיכל שמנהל גם עונת מנויים, כל ניהול המנויים, הסדרות והמושבים הקבועים יושב באותה מערכת. כתבנו על זה בהרחבה בעמוד מערכת מנויים להיכל תרבות.

דוחות לרשות ולגזברות

הרשות צריכה תשובות לשאלות שהמתחם הבודד לא תמיד שואל: כמה כרטיסים נמכרו השנה במחיר תושב, איך מתחלקות ההכנסות בין ההיכל למתנ״סים, אילו סוגות ממלאות אולמות ואילו פחות. הדוחות מציגים תפוסה לפי הפקה, סוגה, יום ושעה, לצד הכנסות ומנויים, לכל מתחם ובמאוחד, עם היסטוריה רב-שנתית וייצוא לאקסל. אפשר גם לתזמן דוחות כך שיגיעו מעצמם לתיבת הדואר של מי שצריך אותם.

מבחינת בקרה, כל תנועה כספית מתועדת, ההרשאות מוגדרות לפי תפקיד, והקופות מנוהלות עם בקרת מזומן, ספירות לפי משמרת וזיכויים עם מעקב מלא. תיעוד הביקורת של העסקאות נשמר שבע שנים, והמסמכים הפיסקליים נוצרים מאותה עסקה שביצעה את המכירה. כשההיכל מופעל על ידי חברה עירונית והמתנ״סים על ידי גוף אחר, המבנה הרב-חברתי מאפשר לכל גוף לנהל את ההכנסות שלו, והרשות עדיין מקבלת תמונה משותפת.

ענן, בלי שרתים אצל הרשות

המערכת פועלת בענן AWS, על תשתית שבנויה לנפחי עסקאות גבוהים, עם גיבוי אוטומטי ותוכנית התאוששות. אין שרתים להתקין בהיכל או במתנ״ס, ומה שנדרש בכל מתחם הוא חיבור לאינטרנט וציוד קופה. העדכונים מגיעים מרכזית, ואפשר לבחור בין סביבה משותפת לסביבה ייעודית ומבודדת. לחיבור למערכות אחרות של הרשות, כמו הנהלת חשבונות או מערכות לקוחות, יש API בפרוטוקול REST ו-webhooks. פרטים נוספים בעמוד הטכנולוגיה.

על ביגר פיקצ׳ר

ביגר פיקצ׳ר היא פלטפורמת ענן לכרטוס, קופה ומזנון, מועדון לקוחות ודוחות לבתי קולנוע, היכלי תרבות, אטרקציות ואירועים. המערכת פועלת בכ-70 מתחמים ובכ-500 אולמות ב-8 מדינות, ויותר מ-20 מיליון כרטיסים נמכרו דרכה. בישראל עובדים איתנו בין היתר HOT Cinema, Movieland, iJump ו-SkyJump.

שאלות נפוצות