מערכת מנויים להיכל תרבות

המנוי הוא הבסיס של העונה

בהיכל תרבות העונה נמכרת הרבה לפני שנמכר הכרטיס הבודד הראשון. המנויים קובעים את תזרים המזומנים בתחילת השנה, הם הקהל שממלא את האולם גם בערבים פחות מבוקשים, ומהם מגיע החידוש של השנה הבאה. לכן מערכת מנויים להיכל תרבות צריכה להבין שמנוי הוא לא אוסף של כרטיסים בודדים. מנוי הוא התחייבות לאורך עונה שלמה, עם מושב, עם היסטוריה ועם ציפייה של הלקוח לקבל את מה שהיה לו בשנה שעברה.

הבעיות המוכרות בניהול מנויים מתחילות בדיוק שם. סדרה שהתוכנייה שלה השתנתה באמצע השנה ומחייבת שיבוץ מחדש של מאות מושבים. מנויה ותיקה שמגיעה לחדש ומגלה שהכיסא שלה כבר נמכר באתר. הנחת גמלאי שמוגדרת בקופה אבל לא במכירה המקוונת. דוח מנויים שמוכן רק אחרי שמישהו מאחד שלושה קבצים. ביגר פיקצ׳ר מנהלת את כל אלה על רשומת לקוח אחת ועל מלאי מושבים אחד, יחד עם הכרטוס, הקופה, המזנון, מועדון הלקוחות והדוחות.

מה המערכת מנהלת בעונת מנויים

מכירה באתר ובקופה מאותו מלאי

מנויים נמכרים היום בכמה ערוצים במקביל. חלק מהקהל מחדש באתר בשעות הערב, חלק מגיע לקופה כמו בכל שנה, וחלק מתקשר. כשלכל ערוץ יש הקצאה משלו, מישהו בסוף מתאים ידנית מי קיבל איזה מושב. אצלנו האתר, האפליקציה, הקופה, המוקד הטלפוני ועמדות השירות העצמי קוראים וכותבים לאותו מלאי בזמן אמת. מושב שנשמר למנוי בקופה נעלם מיד מהאתר, וזיכוי שבוצע בקופה על רכישה מקוונת נרשם על העסקה המקורית ומשתקף בערוץ שבו היא בוצעה.

אותו עיקרון חל על המחירים. הנחת תושב או גמלאי מוגדרת פעם אחת, כחלק מכללי התמחור, ולא בכל ערוץ בנפרד. כך הקופאי לא צריך לזכור טבלה, והלקוח שקונה באתר משלם את אותו מחיר שהיה משלם בקופה. אם ההיכל מפעיל מועדון תושבים או מועדון לקוחות, הטבות המועדון נבדקות ברגע הרכישה ומוחלות בכל ערוץ, כולל שוברים ותווי מתנה. על הצד הזה של המערכת אפשר לקרוא בעמוד מועדון לקוחות ושיווק.

את חזית המכירה אפשר לשלב באתר הקיים של ההיכל או להשתמש באתר הרכישה של המערכת. בשני המקרים יש API בפרוטוקול REST לאינטגרציות נוספות, והכרטיס מגיע ללקוח בקוד QR.

מנויים, כרטיסים בודדים ומכירות קבוצתיות במקום אחד

היכל תרבות לא מוכר רק מנויים. לצד העונה יש הצגות בודדות, מופעים של הפקות אורחות, ערבי קהילה ומכירה לוועדי עובדים, לבתי ספר ולמתנ״סים. כשהכול רץ על אותה מערכת, מנוי שקונה כרטיס נוסף להצגה מחוץ לסדרה מזוהה כלקוח שכבר מכיר את ההיכל ולא כרשומה חדשה. מכירות קבוצתיות מנוהלות עם הצעות מחיר, שמירת אופציות, רשימות משתתפים ומעקב תשלום, ומפות האולם כוללות אזורי מחיר, מושבי נגישות וחסימות הפקה.

גם ההתחשבנות מול מפיקים יוצאת מאותם נתונים. המערכת מפיקה דוח מכירות לכל הפקה עם אחוזים, מקדמות וניכויים, וייצוא מסודר לגזברות, כך שההתחשבנות לא נעשית בגיליון נפרד. להיכלים שפועלים במסגרת עירייה או מועצה כתבנו גם על מערכת כרטוס לרשויות מקומיות.

דוחות להנהלת ההיכל

הנהלת היכל רוצה לדעת כמה מנויים חידשו עד היום לעומת אותה נקודה בעונה הקודמת, אילו סדרות מתמלאות ואילו פחות, ואיך מתחלקות ההכנסות בין מנויים, כרטיסים בודדים ומכירות קבוצתיות. הדוחות במערכת מציגים תפוסה לפי הפקה, סוגה, יום ושעה, לצד הכנסות והתנהגות מנויים, עם היסטוריה רב-שנתית וייצוא לאקסל. כל תנועה כספית מתועדת, וההרשאות מוגדרות לפי תפקיד, כך שהקופאית, מנהל המנויים והגזבר רואים כל אחד את מה שהוא צריך.

המערכת פועלת בענן. אין שרתים להתקין בהיכל, העדכונים מגיעים מרכזית, ומה שנדרש בפועל הוא חיבור לאינטרנט וציוד קופה. המסמכים הפיסקליים נוצרים מאותה עסקה שביצעה את המכירה, בהתאם לדרישות בישראל.

מעבר מערכת בלי לאבד את המנויים

הרגע הרגיש במעבר למערכת מנויים חדשה הוא מחזור החידושים. המנויים הקיימים, המושבים הקבועים שלהם וההיסטוריה של כל לקוח מיובאים לפני המעבר, כדי שמנוי ותיק יפגוש את אותו כיסא ואת אותם פרטים גם במערכת החדשה. את מועד המעבר כדאי לתכנן מול לוח העונה, כך שחלון החידוש ייפתח כבר על המערכת שתשמש את ההיכל בהמשך.

כשאתם בודקים מערכות, בקשו מכל ספק להדגים על העונה האמיתית שלכם: הסדרות, מפת האולם, מחירי התושב והגמלאי, ומנוי אחד שהצגה בסדרה שלו הוחלפה. שם רואים מהר מאוד אם המערכת באמת בנויה למנויים.

על ביגר פיקצ׳ר

ביגר פיקצ׳ר היא פלטפורמת ענן לכרטוס, קופה ומזנון, מועדון לקוחות ודוחות לבתי קולנוע, היכלי תרבות, אטרקציות ואירועים. המערכת פועלת בכ-70 מתחמים ובכ-500 אולמות ב-8 מדינות, ויותר מ-20 מיליון כרטיסים נמכרו דרכה. בישראל עובדים איתנו בין היתר HOT Cinema, Movieland, iJump ו-SkyJump.

שאלות נפוצות